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2 octobre 2006 1 02 /10 /octobre /2006 06:23

COMPTE-RENDU DE REUNION

Du Vendredi 22 septembre 2006 à 18h00

PRESENTS  A LA REUNION :

Isabelle Fontimpe (Présidente)

Fabien Garnier (Trésorier)

Marie Fontimpe (Secrétaire)

Noëlle & Pierre Garnier

Grand-mère

Vérane Garnier & Laurent Vermorel

Josiane & Jean-Elie Vilvert

Monsieur et Madame Garnier Roland

Anny Dulac

Judicaël Brigandat

Blandine Escaut

Sonia Krislof

Marie-Edith Fontimpe

Fabien Chazal

Catherine Fontimpe

DIVERS :

Il faut trouver des troupes de la région pour économiser l’hébergement, 

 

Servir la bière dans des verres plus petits pour plus de rentabilité,

Bien faire le bilan financier pour chaque stand séparément afin de savoir se qu’il faut ou non reprendre pour l’année prochaine.

Les épices sont à refaire car rentable et appréciés.

De nombreuses entrées gratuites n’ont pas été distribuées, c’est autant de perte pour la journée.

Faire des plateaux repas pour les bénévoles à retirer avec un ticket préalablement distribué.

Imposer la vente du café et de l’hypocras non négociable avec les vendeurs indépendants.

Isabelle à lu les mails reçus des différentes personnes ne pouvant être là pour les + et les – destinés au débriefing :

LES PLUS :

La monnaie interne 

Taverne mieux que celle de la St Grégoire.

 

Poneys

Pâtés aux pommes

Le marché et les stands

Les cartes d’entrée gratuites très jolies

Le lancer de bûches improvisé, les gens aiment participer

Les gardes qui faisaient office de vigiles et leur complicité visible

Le choix des deux bières

LES MOINS :

Les crêpes faites par des extérieurs à l’association car ça a très bien marché

Les annonces de David pas assez audibles

Pas assez de poubelles sur le site

Aucun repas ou menu adapté aux enfants (crêpes, saucisses)

Aucun souvenir à petit prix à emporter pour les enfants (cheval de bois, jeu de dés, grelots…)

Peut-être manque-t-il une pièce maîtresse pour la journée ou la soirée

Pas assez d’éclairage pour le soir,

La cuisson du méchoui

Les soupes : service, cuisson, pas assez visible

Pas de clarets et d’hypocras à la taverne en journée, les gens ont réclamé

A RETENIR :

Les bénévoles ne sont pas venu manger dans la tranche horaire prévue, ce qui à généré différents problèmes :

Les costumières n’ont pas pu manger (les bénévoles ont retirés leur costume pendant le repas)

Le briefing général des bénévoles, prévu au moment du repas, n’a pas pu avoir lieu

Le système de la monnaie n’a pas pu être expliqué

Le système de monnaie n’ayant pas été clairement expliqué à l’ensemble des bénévoles et intervenants de la journée, ont eu lieu plusieurs soucis. Sachant que tout ce que les visiteurs payaient en Espis revenait à l’association et tout ce qui était payé en euros revenait en totalité aux artisans.

Les 7 diamants se sont faits réglé la totalité en Espis et sont venu en fin de journée faire le change des 280 euros récoltés. A noter, que si elles avaient été payées en euros, comme les vendeuses de crêpes et autres exposants, nous n’aurions jamais su le chiffre qu’elles ont fait.

Certaines personnes de la troupe Les compagnons valériens ont été surpris à dormir pendant la journée. Peut-être étaient-ils malades ?

Le repas du samedi soir à été oublié pour les bénévoles…

Peut-on considérer ça comme un oubli ? Est-ce indispensable ?

Certains ont évoqué le repas traditionnel des fêtes médiévales que l’on trouve dans les autres fêtes ?

La restitution de tous les costumes n’a pas été faite…

Le ravitaillement pour les bénévoles : eau + bouffe n’a pas eu lieu (alors qu’il était prévu)

Le téléphone d’Isa et Fab à été cassé, on ne sait pas comment ainsi que rallonges, ampoules…

Quelques disparitions (ou vols) sont à noter, comme une sacoche d’appareil photos et un lot d’outils de boucher au méchoui

La suite....

Bilan financier, prévisions 2007… Present sur un fichier Word, sur demande à chateau-espinasse@wanadoo.fr

 

 

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Published by Isabelle Fontimpe - dans Saint Ingrid
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Vé 12/02/2007 11:29

Bonjour Bertrand, Sache que ce compte rendu est uniquement là pour rapporter toutes les remarques faites par les personnes présentes le jour de la réunion de bilan.... qu'on soit d'accord ou non avec les propos tenus.Le but n'est pas de censurer, mais bien au contraire d'entendre toutes les voix. Il est clair que nous avons eu des ratés au niveau de l'organisation du repas du dimanche soir... nous avons tiré la leçon de cette erreur. Quant à l'hébergement, il est clair que vous n'avez pas été difficiles du tout. Il n'est pas question d'économies d'hébergement . Il n'y a donc aucun problême. Toute l'association a apprécié votre travail et vous est reconnaissante d'avoir bien voulu participer à notre fête de façon bénévoles. Je vous souhaite, a toi et a toute ta troupe beaucoup de réussite.A bientôt

Bertrand de Marseivilla 02/12/2006 17:58

Bonjour.
Je suis le trésorier des compagnons de Valérien. J'aimerai ajouter quelques précisions.Effectivement, l'un de nos membre a dormi pendant l'animation, non pas parce qu'il était malade, mais parce qu'il avait conduit toute la nuit pour descendre de Nancy. De toute façon, cela n'a pas nuit à notre travail.D'autre part, la nourriture oubliée le dimanche soir pour les compagnies était pour le moins gênant, puisqu'une animation ça creuse.Enfin je suis un peu decontenancé par l'allusion aux économies d'hebergement. On ne peut pas dire que nous ayons été difficiles, dormir sous tente ne nous a pas rebutés, le tout pour une animation bénévole, alors ou est le problème?
Ceci dit je reitère mes propos que j'avait tenu dans le mail que je vous avais envoyé, ce fut pour nous une animation réussie, familiale et bon enfant.
Bertrand de Marseivilla, trésorier des compagnons de Valérien